无纸化：如何消除企业中的纸张？

无纸化公司能够在几分钟内完成合同。 你知道为什么？ 与所有数字业务一样，文档准备和管理更加高效。快速搜索和定位文件。也不需要详尽的签名认证。此外，合同是通过网络签署的。 因此，由于没有纸质记录，无纸化技术消除了管理和运营成本。 另一方面，仍然使用纸质文件的公司在运输过程中经常遭受损失。有时会与客户发生冲突，甚至遭遇磨难。 同样，您的员工每年都会失去宝贵的生产力时间，因为他们必须搜索丢失的文档，甚至返工新版本。此外，还存在因等待时间过长而导致合同未成交的严重情况。 现在我们思考一下：如果上述组织是竞争对手，哪一个会抵制市场的变化？您会忘记哪一个，因为它过时、保守并且因为它保留了其模拟流程？ 事实上，每个企业都可以通过无纸化获得很多好处！因此，请继续阅读此博客，了解如何以及为何消除办公室中的纸张。 使用纸张有什么影响？ 使用纸质文件是一个有数百年历史的习惯，因此，公司不会评估处理它们的成本。 然而，最近的研究表明，在办公室使用纸张会持续造成财务和环境损害。



种损害体现在员工搜索信息所花费的时间、手写签名造成的生产力损失以及重新创建丢失文件的成本上。 无纸化企业的竞争优势 通过采用电子签名平台，任何公司的文件都可以在几秒钟内一键签署。 在云中存储文档还允许经理及其下属通过计算机或手机访问公司信息，从而促进新的协作方式。 家庭办 工作职能电子邮件列表 公室和 BYOD（自带设备）已成为更多人的现实，因为它提高了敏捷性和灵活性。 还应该指出的是，来自云端的交易更加安全。特别是因为提供商采用的保护功能（例如自动备份、权限层次结构和多因素身份验证）。 因此，可以合理地减少不当获取、掺假或丢失的可能性。 通过数字协议降低风险 想象一下，如果您的企业的一份重要（纸质）合同被有权访问您文件的恶意员工故意损坏？ 相反，那些以数字方式签署和存储文档的人则没有这种担忧。总之，消除纸张带来了多种其他优势： 减少行政成本； 内部流程的敏捷性和灵活性； 更好地利用公司的物理空间； 强化公司的市场形象； 根据客户需求进行现代化。 然而，根据信息与图像管理协会 (AIIM) 的一项研究，只有 % 的组织制定了消除纸张的正式政策。





这些因素都不容忽视。为无纸化公司制定迁移计划是展示可持续绩效的绝佳方式。与此同时，该公司设法降低管理成本并改进数据管理。 无纸化的阶段 任何企业都可以改变习惯并实现无纸化。查看我们为您的公司迈向数字化转型创建的一步一步。 . 转换您的数字文档 组织扫描协作，首先优先考虑将公司的所有物理文件引入数字世界。虽然很费力，但是将文档转换成数字化还是很有必要的。 只有这样，才有可能考虑一劳永逸地消除纸质文档的产生。 .采用云存储平台 最好的云计算解决方案具有财务级别的数据安全性。因此，将文档存储在云中是保护文档的最佳选择。 此步骤还允许您为团队提供更多的移动性，从而可以在任何地方提高工作效率。 因此，您可以安全地访问业务数据、参加视频会议、创建报告或向客户展示您的产品。 云提供了更快的信息共享速度，这对业务至关重要。这样您就不会被限制在本地计算机上。 .采用电子签名解决方案 许多文件必须与不同的人共享，甚至需要不同的批准。通常，这个因素会导致内部协议或客户合同的最终批准需要很长时间。